FAQ - Häufig gestellte Fragen

Whistletube kann über einen Link auf der eigenen Website oder an den gewünschten Stellen implementiert werden. Hinweisgeber werden von dort zum System weitergeleitet und erhalten die Möglichkeit, sich zu registrieren oder alternativ einen Hinweis anonym abzugeben. Die Meldung kann mit einem Titel und einer Detailbeschreibung versehen werden und die Argumentation optional um Bild- oder Videomaterial zu erweitern.

Zudem besteht die Möglichkeit, ein von der Organisation definiertes Thema auszuwählen, um den Hinweis besser zu kategorisieren und zuzuordnen.

Ein Hinweisgebersystem, oft auch als "Whistleblowing-System" bezeichnet, ist eine spezielle Art von Software oder Plattform, die es Personen ermöglicht, vertrauliche Informationen über mögliche Missstände, rechtliche Verstöße, ethisches Fehlverhalten oder andere kritische Angelegenheiten in ihrem Arbeitsumfeld oder in einer Organisation anonym oder nicht anonym zu melden. Diese Systeme sind darauf ausgerichtet, die Identität des Hinweisgebers zu schützen und sicherzustellen, dass die eingegangenen Meldungen angemessen und vertraulich behandelt werden. Hinweisgebersysteme sind in der Regel darauf ausgelegt, die Transparenz, die Ethik und die Rechenschaftspflicht innerhalb von Unternehmen und Organisationen zu fördern und sicherzustellen. Sie sind ein wichtiger Bestandteil der Corporate Governance und der Compliance-Bemühungen vieler Unternehmen und können dazu beitragen, potenzielle Risiken und Verstöße frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

1. Nachdem Sie Ihren Hinweis über Whistletube eingereicht haben, erhalten Sie umgehend einen speziellen Link, versehen mit einem individuellen Referenzcode. Über diesen Link können Sie den Status Ihres Hinweises abrufen, Rückfragen stellen und direkt mit einem, vom Unternehmen bestimmten, Sachbearbeiter kommunizieren.
2. Ihr Hinweis wird verschlüsselt und direkt an die zuständige Meldestelle sowie an den verantwortlichen Sachbearbeiter gesendet.
3. Innerhalb von maximal sieben Tagen bekommen Sie über den bereitgestellten Link eine Eingangsbestätigung für Ihren Hinweis.
4. Der Sachbearbeiter prüft im nächsten Schritt die Zulässigkeit Ihres Hinweises.
5. Ist Ihr Hinweis zulässig, wird er kommentiert und Sie werden darüber über Ihren speziellen Link informiert.
6. Während des gesamten Prozesses dient der bereitgestellte Link als Plattform für einen kontinuierlichen Austausch zwischen Ihnen und der bearbeitenden Person.
7. Nach einer gründlichen Untersuchung und Verarbeitung Ihres Hinweises, wird über denselben Link ein finales Update bereitgestellt und der Vorgang als abgeschlossen markiert.

Ja, eine Person kann mehrere Hinweise einreichen. Für jeden eingereichten Hinweis wird ein individueller Link mit einem Referenzcode erstellt.

Bei einer anonymen Meldung wird dem Hinweisgeber ein individueller Link mit einem Referenzcode vom System zur Verfügung gestellt. Dieser Code ist nicht-personalisiert und gewährleistet die Anonymität des Hinweisgebers. Über diesen Link kann der Hinweisgeber den aktuellen Status seiner Meldung einsehen und auf eventuelle Rückfragen der Organisation antworten. Sollte der Hinweisgeber freiwillig eine E-Mail-Adresse angeben, kann er über diese über Updates oder Rückfragen informiert werden. Es ist jedoch zu beachten, dass die Angabe einer E-Mail-Adresse unter Umständen Rückschlüsse auf die Identität des Hinweisgebers zulassen könnte.

Nach Kontaktaufnahme mit uns erstellen wir einen Administratoren-Account und Nutzer-Details gemäß der überlieferten Firmeninformationen. Dieser Account wird mit einem Einmalpasswort versehen und an den Kunden übergeben. 

Nach erstmaligem Einloggen können nun eine neue Organisation und Ansprechpartner erstellt werden und weitere Konfigurationen vorgenommen werden.

Falls gewünscht, unterstützen wir Sie gerne in diesem Prozess.

Ja, Sie können Ihrer Organisation so viele Sachbearbeiter hinzufügen, wie Sie benötigen, um die eingehenden Hinweise effizient zu bearbeiten.

Ja, die Sicherheit und Vertraulichkeit der Hinweise haben höchste Priorität. Die Daten werden clientseitig durch ein Public-Key-Verfahren verschlüsselt, bevor sie an unseren Server gesendet werden. Das bedeutet, dass die Informationen bereits auf Ihrem Gerät kodiert werden, sodass sie während der Übertragung vor externem Zugriff geschützt sind.

Dank der End-zu-End-Verschlüsselung können die Daten nur von Personen entschlüsselt und eingesehen werden, die über die entsprechenden Zugriffsrechte innerhalb der betreffenden Organisation verfügen. Somit sind die Hinweise sowohl während der Übertragung als auch bei der Speicherung sicher vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Ja, Whistletube ist vollständig an die Vorgaben der DSGVO angepasst. Wir legen großen Wert auf den Schutz personenbezogener Daten und haben sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicherzustellen. Durch unsere klaren Datenschutzrichtlinien und die umfassenden Informationsbereitstellungen garantieren wir eine transparente Handhabung aller Daten, in Übereinstimmung mit den DSGVO-Anforderungen.